صورتجلسه سندی است که در آن خلاصه ای از مباحث و تصمیمات اتخاذ شده در یک جلسه ثبت می شود. این سند می تواند برای جلسات مختلف مانند جلسات هیئت مدیره، جلسات کمیته، جلسات تیمی و … مورد استفاده قرار گیرد.
تغییرات در آن به مواردی اطلاق می شود که بعد از تنظیم اولیه، به آن اضافه یا از آن حذف می شود. این تغییرات می تواند شامل موارد مختلفی مانند اصلاحات در متن، اضافه کردن اطلاعات جدید یا حذف اطلاعات نادرست باشد.
تنظیم دقیق و کامل آن برای هر سازمان یا شرکتی امری ضروری و حیاتی است. این سند نه تنها سوابقی مستند از تصمیمات گرفته شده و اقدامات انجام شده در جلسات را ارائه می‌دهد، بلکه می‌تواند به عنوان مدرکی معتبر در صورت بروز اختلافات یا دعاوی حقوقی نیز مورد استفاده قرار گیرد.
یک صورتجلسه دقیق شامل جزئیات مهمی مانند تاریخ و زمان برگزاری جلسه، نام حاضرین، موضوعات مورد بحث، تصمیمات اتخاذ شده و مسئولیت‌های محول شده می‌باشد. تهیه و نگهداری این اسناد می‌تواند به بهبود روند مدیریت و شفافیت در سازمان کمک شایانی کند.
مراحل تنظیم صورتجلسه
- آماده سازی: قبل از شروع جلسه، باید دستور جلسه را آماده کنید و آن را در اختیار حاضران قرار دهید. دستور جلسه باید شامل موضوعات مورد بحث، زمان اختصاص یافته به هر موضوع و نام افراد مسئول هر بخش باشد.
- شروع جلسه: در ابتدای جلسه، باید تاریخ، زمان و مکان جلسه را ثبت کنید. همچنین، نام حاضران و غایبان را نیز باید یادداشت کنید.
- ثبت مباحث: در حین جلسه، باید به دقت به مباحث مطرح شده و تصمیمات اتخاذ شده گوش دهید و آنها را ثبت کنید. سعی کنید از کلمات و جملات واضح و مختصر استفاده کنید.
- جمع بندی: در پایان جلسه، باید خلاصه ای از مباحث مطرح شده و تصمیمات اتخاذ شده را ارائه دهید. همچنین، باید اقدامات بعدی و افراد مسئول هر بخش را مشخص کنید.
- امضا: پس از اتمام جلسه، صورتجلسه باید توسط رئیس جلسه و منشی امضا شود.
نکاتی برای تنظیم صورتجلسه
- از زبانی واضح و مختصر استفاده کنید.
- از اصطلاحات تخصصی که فقط افراد حاضر در جلسه آنها را متوجه می شوند، استفاده نکنید.
- از جملات کوتاه و پاراگراف های مجزا استفاده کنید.
- از علائم نگارشی به درستی استفاده کنید.
- آن را به طور مرتب و خوانا تنظیم کنید.
- از تیترها و زیرتیترها برای سازماندهی مطالب استفاده کنید.
- در صورت لزوم، از جداول و نمودارها استفاده کنید.
به راهنمایی بیشتر نیاز دارید؟ مشاوره با ما کاملا رایگان است!
هر سؤالی را پاسخ میدهیم، با ما تماس بگیرید
نحوه اعمال تغییرات در صورتجلسه
پس از تنظیم اولیه، ممکن است لازم باشد تغییراتی در آن اعمال شود. این تغییرات می تواند شامل موارد مختلفی مانند اصلاحات در متن، اضافه کردن اطلاعات جدید یا حذف اطلاعات نادرست باشد.
برای اعمال تغییرات، باید مراحل زیر را دنبال کنید:
- تاریخ و زمان اعمال تغییرات را ثبت کنید.
- تغییرات اعمال شده را به طور واضح و مختصر شرح دهید.
- دلیل اعمال تغییرات را توضیح دهید.
- نام و امضای فردی که تغییرات را اعمال کرده است را در آن ثبت کنید.
روش های مختلف تنظیم صورتجلسه
- روش دستی: در این روش، به صورت دستی بر روی کاغذ نوشته می شود. این روش برای جلسات غیررسمی یا جلساتی که تعداد حاضران کم است، مناسب است.
- روش تایپی: در این روش، با استفاده از کامپیوتر تایپ می شود. این روش برای جلسات رسمی یا جلساتی که تعداد حاضران زیاد است، مناسب است.
- روش الکترونیکی: در این روش، به صورت الکترونیکی تنظیم می شود. این روش مزایای زیادی مانند صرفه جویی در زمان و کاغذ و سهولت اشتراک گذاری دارد.
قوانین و مقررات مربوط به تنظیم صورتجلسه
در برخی از موارد، قوانین و مقرراتی برای تنظیم صورتجلسه وجود دارد. به عنوان مثال، در مورد جلسات هیئت مدیره شرکت های سهامی، قانون تجارت ایران مقررات خاصی را برای تنظیم ارائه می دهد.
خدمات تنظیم صورتجلسه و تغییرات توسط ما
شرکت ما با ارائه خدمات تنظیم صورتجلسه و تغییرات، به شما کمک می کند تا صورتجلسات دقیق و کاملی را برای جلسات خود تنظیم کنید.
به راهنمایی بیشتر نیاز دارید؟ مشاوره با ما کاملا رایگان است!
هر سؤالی را پاسخ میدهیم، با ما تماس بگیرید
